资讯中心

如何召开一个牛逼的IT项目启动会

2018-01-27 互联网 431

项目启动会是项目实施方法论中的重要一环,也是整个项目建设生命周期的开始,对促进项目建设具有重要意义。近日,大华南IT高管共赢圈邀请了广州赛意信息科技股份有限公司副总监杨响亮先生作微课堂分享,与大华南社群CIO分享如何召开一个牛逼的IT项目启动会。


QQ截图20180127220321.png


一、为什么需要召开启动会


1.启动会是一个宣贯会议


启动会是一个宣贯会议,因为是单向的、不需要与参会人员共同研讨,因此不会让关键用户和业务部门产生质疑,避免在会上与组织者进行沟通。


2.启动会标志着IT项目正式启动


启动会一旦召开就标志着IT项目正式启动,这意味着公司的一个重大项目和一项重大的责任使命已经开启,代表着各个相关的业务部门必须义无反顾地为项目所涉及的工作提供各种各样的支持,包括后勤保障、人事管理等等。


3.启动会开得好是IT项目成功的一半


启动会开得好是IT项目成功的一半,能够让各个业务部门的人员清楚知道项目的概况,懂得如何配合。在召开启动会的时候,可以与各个部门签署相应的承诺文件,确保各部门人员配合到位,有利于推动整个项目的进展。


4.通过启动会树立项目管理的威信


召开启动会一定要邀请高层领导参加,通过领导的动员,让公司各部门人员意识到项目的重要性,从而加大配合力度,树立整个项目管理的威信。


5.通过开会奠定管理基调和规则


一个IT项目的启动涉及各个部门,需要各部门人员的共同参与和配合,如何让各个部门认真、主动地去配合整个项目的工作,这就需要制定一些管理制度和规则,包括考核管理机制等等。每个部门需要配合的工作都在启动会上划分清楚,然后通过考核进行奖惩,通过启动会的召开奠定管理基调和规则。


6.要取得高层的支持


召开启动会一定要取得高层领导的支持,如果高层领导允许召开启动会,意味着对启动项目的认可,这会明显提升项目负责人在各部门人员心目中的地位,有利于推动项目。


7.策划启动会也是展示项目经理能力的时候


策划启动会也是展示项目经理能力的时候,如果项目经理能够策划一个非常成功的大型启动会,那么甲方也会比较认可整个项目,公司的各部门人员也会更加主动地去配合工作。因此,乙方项目经理一定要主动去主导一个启动会的组织,通过启动会的策划展示自身的能力,让甲方及公司各部门人员清楚项目经理拥有一定的权威和调动各方面资源的能力。


8.一定要开启动会


大型或中型的IT项目一定要召开启动会,比如ERP、MES、HR、BI等项目,一般涉及的部门超过两至三个都应该召开启动会,并且邀请相关部门的高层领导参与。只有高层领导参与了启动会,各个业务部门负责人才会积极去配合工作。如果不召开启动会,那么项目宁可搁置。


二、需要哪些人参加才可以开会


在召开项目启动会之前,首先要明确需要哪些人参加才可以开会。一般来说,项目在甲方由谁负责、谁出资金、谁主导,那这个人必须要参加会议;项目在乙方是谁在提供交付资源和决策、技术、方案,则相应的人员也一定要参与。因此,甲乙双方一定要找到与项目核心工作相关的人员参加启动会,否则宁愿不开。


三、总策划人是乙方项目经理


启动会的总策划人一定要是乙方项目经理,一方面可以展示自身的能力,另一方面可以认识更多的人。甲方由于树立的威信已经到达一定程度,以及基本上没有做过大型IT项目的经验,因此如果由甲方去策划启动会,很有可能会存在缺失。


四、开会的时机


开会时机的选择直接影响整个项目启动会的效果。因此,要充分考虑开会的时间和实际情况,寻找最合适的开会时机。


1.合同已经签订


合适的开会时机是合同已经签订。合同签订意味着双方有责任去做好项目工作,也意味着有更多的资源可以利用。如果合同没有签订,双方都不会认为项目已经具备了启动的条件。因此,召开启动会一定要先签订合同。


2.双方项目组成员确认


另外一个合适的开会时机是双方项目组成员确认,这代表项目实施能够保障的资源已经被确认。甲方IT人员数量、关键用户数量,乙方的顾问人数、团队组成等等都要提前确定好名单,并在召开启动会时一一介绍。


3.项目组成员已经进驻


召开启动会的还有一个合适的时机是项目组成员已经进驻。项目组成员进驻是指顾问已经全部进驻现场,在召开项目启动会后立即开始进行调研、访谈、方案的研讨和沟通等工作。


4.择日召开


择日召开启动会通常需要全面考虑选择的日期数字是否吉利、双方的高层领导是否有空出席、合同签订的项目启动时间等因素。


五、会议的准备


1.会议通知


召开项目启动会要发布通知,同时要提前与参会的核心人员进行沟通,让参会人员事先了解自己在项目中需要负责的工作和担任的角色。


2.相关资料准备


相关资料的准备包括宣传资料、现场摆设、物料、座位分布、相关配套服务等等。


3.提前沟通好多方人员


多方人员包括甲方的总经理、副总经理、分管IT部门的领导、相关业务部门负责人等;以及乙方的高层领导、项目组成员和第三方人员(如软件商)、政府机构领导等等。


4.关键是甲乙高层的时间


召开项目启动会首先要确定甲方最高级别领导的时间,确定好之后,再去沟通乙方最高级别领导的时间,最后再安排其他人员参加。


5.通知到位


通知到位就是在通过邮件、微信、QQ等方式向参会人员发放通知后,还要进一步打电话或面对面沟通确认,确保参会人员收到通知并确认是否出席。


6.时刻关注领导时间是否变更会议时间


时刻关注领导时间,随时与领导保持沟通与联系,关注领导动向,在项目启动会召开前三天再次与领导确认参会时间。另外,在公司重要区域展示启动会的宣传资料,加深印象。


7.正式发布


启动会通知一定要正式发布,并且制作宣传资料,发放给相应的领导。邮件要同时群发至相应的参会人员,并且在双方公司的刊物、门户平台上展示。


8.会议总时长


启动会总时长建议在70分钟左右,中间设置15分钟左右的歇息时间,并且一定要按时开始、按时结束。启动会按时开始、按时结束,代表着项目管理的基调和规则,能够让大家清楚整个项目的组织会议都是按时开始、按时结束的,一旦有违反规定的行为,可以通过扣减工资、绩效或者通报等形式进行处罚。


六、哪些人参加


所有项目干系人都要参加启动会,包括甲方IT团队、乙方项目组团队、甲方业务关键用户、甲方业务部门负责人、甲方涉及的部门高层、甲方高层、乙方高层等等。此外还应考虑IT软件商、政府机构官员的邀请。


1.甲方IT团队


甲方通常会认为在整个项目中,甲方的IT团队是一个知识转移接收的部门以及IT项目能够进行技术评定、评审的权威部门,因此甲方的IT团队一定要参加启动会,并且要正装出席。


2.乙方项目组团队


乙方项目组团队主要是现场实施团队,一般是长时间在现场工作的人员,如项目经理、各版块组长、技术专家等等。


3.甲方业务关键用户


甲方业务关键用户参加启动会,目的在于让他们有一种仪式感和使命感,明确自身肩负的重大工作职责,从而更加专注的投入工作。


4.甲方业务部门负责人


由于甲方业务关键用户的工作是由甲方业务部门负责人负责评价和推动的,因此在召开项目启动会的时候,一定要邀请甲方业务部门负责人参加,包括生产部长、财务部长、车间主任等等。如果甲方业务部门负责人不参与启动会,有可能会造成项目出现问题无人重视,也可能造成关键用户不参与启动会。


5.甲方涉及的部门高层


甲方涉及的部门高层是指归属于分管供应链的副总级别,包括车间主任、生产部长、采购部长等类似的岗位,这些副总级别的领导也要参加启动会。


6.甲方高层


甲方高层是指项目最高负责人,如总经理、副总经理、CIO等等,这些人都要参加启动会。


7.乙方高层


乙方高层是指实施方的高层,如总裁、总经理、副总经理、区域销售总经理、某一产品线的最高负责人等等,都要参加启动会。


8.IT软件商


如果甲方有IT软件商,建议推荐参加启动会。因为甲方与IT软件商是客商关系,如果IT软件商能够参加启动会并发表讲话,这对于甲方而言是一种承诺,有利于更好地开展项目。


9.政府机构官员


如果项目涉及到政府相关职能部门,如财务系统对应的税局、财政局等,则要考虑政府机构官员的邀请。如果能够邀请到政府机构官员参与,则会提高全员对项目的重视程度,营造良好的会议氛围。


七、会议地点


会议地点根据启动会的规模而定,一般会在甲方的会议室召开,如果人数过多,则会选择类似影剧院等大型的场所。


1.需要注意人数


要注意出席启动会的人数,根据人数选定场地和就餐地点。


2.挑选级别高的地方、布置好座位、做好交通指引


召开启动会是一件非常重要的事情,要选择有仪式感、级别高的地方,座位排次要布置合理,并且要做好相应的交通指引工作。


八、会议议程


以2013年的一个项目启动会的议程为例,第一是要找到合适的主持人,一般是甲方中较有威望、能够调动各部门人员且受尊重的人,如行政总监。第二是由甲方项目经理介绍项目背景、目标、范围,这代表甲方已经奠定了实施整个项目的基础。第三是由乙方项目经理介绍项目计划、组织、管理,让甲方人员明白乙方的计划、组织架构、实施团队等。第四是由甲方项目总监介绍项目奖惩制度。项目奖惩制度指规定项目组的工作时间,包括调研的起止时间、工作内容等等,如果不达标,则按制度进行相应的惩罚。第五是乙方项目总监宣读项目军令状,军令状包含甲乙双方,即整个项目组。第六是关键用户代表作业务部门承诺,要积极配合工作,包括项目调研、方案研讨、资料确认等等。第七是乙方高层介绍资源保障和支持,包括顾问、公司的资源等等。第八是第三方高层作第三方支持讲话。如果有IT软件商或者政府机构官员参与,则需要安排3至5分钟的讲话时间。第九是甲方高层讲述项目成功要求和支持。第十是双方高层签署合同、交换承诺书仪式。


九、讲话内容提前划分、准备讲话稿和主持稿


提前划分讲话内容,为发言者提前准备内容提纲或讲话稿,避免自由发挥,讲话内容雷同。另外要准备主持稿,涉及双方高层领导的介绍、议程等等


十、多方人员到场和姓名、职位要正确


多方人员到场和姓名、职位一定要提前沟通,确认无误。


十一、座位安排


座位安排,一是按照甲方的习俗安排座次,如圆桌会议、椭圆形会议、阶梯型会议等等,根据会议形式安排领导座次。二是在座位上放置水牌,避免乱坐现象。三是安排顾问团队座位区。四是安排IT团队座位区。五是安排关键用户座位区。六是引导入座。


十二、现场注意事项


现场注意事项主要有六点,一是保持安静状态,手机关机或静音、少走动、不说话。二是要及时照相、录音、录像,便于后续宣传。三是在会场布置横幅。四是发放IT项目涉及的产品说明书。六是发放相关的项目工作计划和管理规范资料。七是领导、团队介绍需要提前沟通好。


十三、宣传


1.宣传资料


宣传资料主要有现场不同拍摄角度的照片、合影;PPT、宣传小册子、易拉宝等会议资料;启动会报道;领导讲话内容等等。


2.宣传途径


宣传途径,一是甲方内部,包括报刊、宣传栏、报道、网站;二是乙方内部,包括报刊、宣传栏、报道、网站;三是第三方,包括报刊、宣传栏、报道、网站;四是微信宣传;五是公开媒体;六是易企秀。


十四、总结


项目启动会只是一种形式。不要忽略启动会,也不要寄希望于启动会,不召开启动会,项目无法得到重视,召开启动会也不一定会确保项目顺利完成。做好后续的工作计划和跟踪很重要,要将成果展示出来,做一个项目验收会。要把启动会领导关键讲话作为项目过程中的指导方针,激励人心。